Datenschutzrichtlinie der 1. Narrenzunft Jettingen e.V. 94
Diese Datenschutzrichtlinie dient als Anlage zur Satzung der 1. Narrenzunft Jettingen e.V. 94, nachfolgend „Verein“ genannt.
Allgemeine Grundsätze
Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten erfolgt im Verein nach den Richtlinien der EU-weiten Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie des gültigen Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG-neu). Die Konformität zum Datenschutz im Umgang mit personenbezogenen Daten im Verein wird insbesondere durch ein Datenschutzmanagementsystem gewährleistet.
Mit dem Beitritt eines Mitglieds zum Verein erfolgt eine datenschutzrechtliche Unterrichtung des Mitglieds gemäß Art. 13 Abs. 1 und Abs. 2 DSGVO. Der Verein darf beim Vereinseintritt alle Daten erheben (Beitrittserklärung), die zur Verfolgung der Vereinsziele und für die Betreuung, Information und Verwaltung der Mitglieder erforderlich sind (s. Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO).
Für die Nutzung von personenbezogenen Daten sowie auch von Fotos im Rahmen der Pressearbeit in den Print- und Online-Medien (Vereinshomepage, Vereinszeitschrift, Social Media Plattformen) wird bei Bedarf eine separate Einwilligung eingeholt. Ausgenommen hiervon sind Fotos, welche unter § 23 KUG genannt sind.
Beitritt zum Verein
Mit dem Beitritt eines Mitglieds nimmt der Verein folgende personenbezogene Daten auf:
- Vor- und Zuname
- Geschlecht
- Anschrift
- E-Mail-Adresse und Telefonnummer
- Geburtsdatum
- Bankverbindung
Die personenbezogenen Daten werden in einem vereinseigenen EDV-System gespeichert, welches durch technische und organisatorische Maßnahmen vor einem unberechtigten Zugriff Dritter geschützt ist.
Sonstige Informationen und Informationen über Nicht-Mitglieder werden von dem Verein intern nur erhoben und verarbeitet, wenn sie zur Erfüllung des Vereinszwecks nützlich sind und keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung entgegensteht. Dem Mitglied besteht jederzeit die Möglichkeit ein schutzwürdiges Interesse seiner personenbezogenen Daten gegenüber dem Vorstand schriftlich zu melden.
Austritt aus dem Verein
Beim Austritt von Mitgliedern werden alle gespeicherten Daten archiviert, welche ausschließlich für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke oder für wissenschaftliche und historische Forschungszwecke oder für statische Zwecke gemäß Art. 89 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden müssen.
Die archivierten Daten werden ebenfalls durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt. Die archivierten Daten dürfen ebenfalls nur zu vereins- bzw. verbandsinternen Zwecken verwendet werden.
Personenbezogene Daten des austretenden Mitglieds, die die Kassesnverwaltung des Vereins betreffen, werden gemäß den steuergesetzlichen Bestimmungen bis zu zehn Kalenderjahren ab der Wirksamkeit des Austritts durch den Verein aufbewahrt.
Alle Daten, für welche die oben genannten Gründe nicht zutreffen, werden nach dem Austritt bzw. entsprechend der gesetzlichen Löschfristen gelöscht.
Übermittlung von Daten bei der Mitgliedermeldung
Als Mitglied des übergeordneten Landesverband Württembergischer Karnevalsvereine (LWK) ist der Verein verpflichtet, seine aktiven Mitglieder an den Verband jeweils mit Stichtag 01.01. des Kalenderjahres zu melden. Die Datenweitergabe an den Verband, einem Dachverband im Verhältnis zum Verein, stellt eine Datenübermittlung i.S.d. § 46 Abs. 2 BDSG-neu dar.
Übermittelt werden dabei personenbezogene Daten nach dem Meldestandard des Verbandes.
Dies sind insbesondere bei aktiven Mitgliedern folgende Daten:
- Vor- und Zuname, Anschrift, Geburtsdatum, Geschlecht
- Ehrungsdaten (bisher erhaltene Ehrungen des Verbandes)
- Datum Beitritt zur aktiven Mitgliedschaft
Bei aktiven Mitgliedern mit besonderen Aufgaben bzw. Funktionen laut Vereinssatzung (Vorstandsmitglieder, Narrenratsmitglieder, Ehrenvorsitzende) werden die vollständige Adresse mit Telefonnummer, E-Mail-Adresse sowie der Bezeichnung ihrer Funktion im Verein übermittelt.
Daten von fördernden Mitgliedern sowie Ehrenmitgliedern werden nur statisch also ohne namentliche Meldung übermittelt.
Der Verein erklärt ausdrücklich bei Abgabe einer Mitgliedermeldung an den übergeordneten Dachverband, dass die Daten ausschließlich für verbandsinterne Zwecke verwendet werden dürfen; eine Überlassung an Dritte ist untersagt bzw. bedarf der schriftlichen Einwilligung der Mitglieder des Vereins.
Die Übermittlung der Mitgliedermeldung erfolgt in einem datentechnisch verschlüsselten Verfahren.
Sonstige Übermittlung von Daten an Dachverbände
Als Mitglied des LWK kann der Verein zur Erfüllung seiner Aufgaben personenbezogene Daten bei folgenden Anlässen an den Kreisverband übermitteln.
- Beantragung von Ehrungen nach der Ehrungsordnung des LWK oder weiterer Dachorganisationen: Vor- und Zuname, Anschrift, Geburtsdatum, Ehrungshistorie
- Anmeldung zu Lehrgängen des LWK oder weitere Dachorganisationen: Vor- und Zuname, Anschrift, Geburtsdatum, Telefonnummer, E-Mail-Adresse
- Anmeldung zu Fachtagungen und Veranstaltungen des LWK oder weitere Dachorganisationen: Vor- und Zuname, Anschrift, Geburtsdatum, Telefonnummer, E-Mail-Adresse
Die Übermittlung der Mitgliedermeldung erfolgt in einem datentechnischen verschlüsselten Verfahren.
Pressearbeit
Der Verein kann die Tagespresse die Verbandszeitschrift des LWK über Prüfungsergebnisse und besondere Ereignisse informieren. Solche Informationen können überdies auf der Internetseite des Vereins veröffentlicht werden.
Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruches unterbleiben in Bezug auf das widersprechende Mitglied weitere Veröffentlichungen. Personenbezogene Daten des widersprechenden Mitglieds werden von der Homepage und Social Media Plattformen entfernt. Der Verein benachrichtigt den LWK sowie etwaige weite betroffene Dachorganisationen über den Widerspruch des Mitglieds.
Hinweis auf Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Als Aufsichtsbehörde für die Einreichung von Beschwerden der Betroffenen zum Datenschutz steht der Landesbeauftragte für den Datenschutz und Informationssicherheit Baden-Württemberg zur Verfügung.
Die Beschwerde kann onlie unter https:\\www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/beschwerde-online-einreichen/ eingereicht werden.